Behandling av personuppgifter

Antagen version 2018-05-24

Forstenas behandling av personuppgifter

1. Allmänt om behandlingen av dina personuppgifter

Forstena Energi och Kontroll AB ( "Forstena”/”vi") skyddar de personuppgifter vi behandlar om dig i samband med att du, din bostadsrättsförening eller din hyresvärd nyttjar våra tjänster. Personuppgifter är all information som kan användas för att identifiera en enskild person. Forstena är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Vi ser till att hanteringen av dina personuppgifter sker i enlighet med gällande dataskyddsregler ( "Dataskyddslagstiftning"). I den här informationstexten beskriver vi hur och varför vi behandlar dina personuppgifter. Du får dessutom kompletterande information om vår behandling när det krävs enligt Dataskyddslagstiftningen.

2. Varifrån samlar vi in dina personuppgifter

Dig själv

Vi samlar in personuppgifter om dig som är medlem i bostadsrättsförening ( "Medlem") eller hyresgäst när du kontaktar oss för att vi ska utföra tjänster rörande din bostadsrätt/hyresrätt.

Vi samlar in information från dig som är styrelseledamot i, eller kontaktperson för, en bostadsrättsförening eller en hyresvärd ( "Kontaktperson"), för att vi ska kunna utföra våra tjänster för din bostadsrättsförening eller hyresvärd eller för Medlemmar/ hyresgäster.

Från bostadsrättsföreningar och hyresvärdar

Vi samlar in personuppgifter om dig som är Medlem, hyresgäst och/eller Kontaktperson, från bostadsrättsföreningar och hyresvärdar i samband med att vi ingår avtal med bostadsrättsföreningar och hyresvärdar. Detta för att vi ska kunna utföra våra avtalade tjänster.

3. Vilka personuppgifter behandlar vi och varför

Vi behandlar huvudsakligen följande personuppgifter om dig, för följande syften och baserat på följande lagliga grunder.

Kategorier av personuppgifter

Personuppgifter som vi normalt sett behandlar om dig som Medlem eller hyresgäst: Ditt namn, e-mailadress, telefonnummer, adress och lägenhetsnummer. I enstaka fall – i samband med nyckelbeställningar - behandlas även personnummer.

Personuppgifter som vi normalt sett behandlar om dig som Kontaktperson: Ditt namn, e-mailadress, telefonnummer, adress och lägenhetsnummer.

Syften med behandlingar

Vi behandlar dina personuppgifter huvudsakligen för följande syften:

för att kunna kommunicera med dig som är Kontaktperson angående utförandet av våra tjänster och för att i övrigt kunna administrera avtalet med din bostadsrättsförening/ hyresvärd.
för att kunna offerera, utföra och följa upp tjänster till Medlemmar/hyresgäster och bostadsrättsföreningar/hyresvärdar.
för att kunna behandla eventuella reklamationer av våra tjänster.

Lagliga grunder för behandling

Vi behandlar personuppgifter om dig som Medlem eller hyresgäst som vi samlar in från dig efter att vi fått ditt samtycke till behandlingen. Om du inte ger oss samtycke, eller återkallar ditt samtycke, kommer vi inte att behandla dina personuppgifter men kan då inte heller utföra våra tjänster i förhållande till dig/din bostadsrätt/hyresrätt. Återkallande av ditt samtycke görs till info@forstena.se.

I vissa fall behandlar vi personuppgifter för att behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse. Till exempel gäller det vårt berättigade intresse av att kunna hantera förfrågningar från dig som är Medlem eller hyresgäst som inte sker via vårt felanmälningssystem, vårt berättigade intresse av att kunna göra gällande och utöva rättsliga anspråk samt vårt berättigade intresse att kunna kommunicera med dig som är Kontaktperson.

4. Vem får ta del av dina personuppgifter

I vår verksamhet är det är endast behöriga medarbetare hos oss som får ta del av dina personuppgifter.

Vi har utomstående entreprenörer och leverantörer som tillhandahåller tjänster som beställs via oss samt leverantörer som tillhandahåller IT-tjänster. De kan behöva utföra viss behandling av dina personuppgifter.

Den enda gången vi lämnar ut dina personuppgifter till myndigheter är om vi är skyldiga att göra det enligt lag, föreskrift eller myndighetsbeslut.

5. Var behandlar vi personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas inom EU/EES-området. De förs inte ut utanför EU/EES.

6. Säker behandling

Vi behandlar dina personuppgifter på ett sådant sätt att din integritet skyddas enligt kraven i Dataskyddslagstiftningen. Detta inkluderar bland annat att vi har behörighetsbegränsningar i våra IT-system som gör att bara medarbetare hos oss som faktiskt behöver tillgång till dina personuppgifter för att utföra sitt arbete faktiskt har tillgång till dina uppgifter. Vi loggar även händelser i våra IT system för att följa upp vår behandling.

7. Hur länge sparas dina personuppgifter

Personuppgifter sparas endast så länge som vi har rätt enligt lag att behandla uppgifterna. Det innebär att personuppgifter för en utförd tjänst bara sparas under tiden det följer av krav enligt lag eller vi behöver lagra personuppgifterna för eventuella framtida garantiåtagande vanligtvis 5 eller 10 år.

8. Dina rättigheter

Enligt Dataskyddslagstiftningen har du ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter. Om du vill nyttja någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna längst ner i dokumentet.

Tillgång till dina personuppgifter – du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas
Begära rättelse – du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade
Återkalla samtycke – du har rätt att återkalla samtycke till behandling av dina personuppgifter. Det gör du genom att maila oss på info@forstena.se
Begära att raderas – du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter borttagna. Det gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna
Invända mot behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse – du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter eller att behandlingen begränsas. Vi får dock fortsätta att behandla dina uppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger ditt intresse av integritet
Rätt till dataportabilitet – du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.

Vill du klaga på vår personuppgiftsbehandling, har du rätt att kontakta tillsynsmyndigheten Datainspektionen. Kontaktuppgifter till Datainspektionen hittar du här: https://www.datainspektionen.se/om-oss/kontakta-oss/

Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss. Kontaktuppgifter framgår längst ner i dokumentet.

Läs gärna mer om respektive rättighet här: https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/de-registrerades-rattigheter/

9. Kontaktuppgifter

Kontaktuppgifter till oss rörande vår behandling av dina personuppgifter är följande. Här återkallar du också ditt samtycke till behandling:

Forstena Energi och Kontroll AB
Catalinatorget 12
183 68 Täby
E-mail: info@forstena.se